Dokumentovanje pregovaračkog procesa

Šta su obaveze, a šta mogućnost naručioca?

Pre nego što se detaljnije posvetimo dokumentovanju pregovaračkog procesa podsetićemo na član 16. Zakona o javnim nabavkama koji se upravo odnosi na evidentiranje postupka, i vođenje evidencije od strane naručioca.

Suštinski je važno da se pregovarački proces temeljno dokumentuje sve vreme: od faze pripremanja do zaključenja pregovora.

Naručilac treba da vodi beleške o procesu pripreme i o sakupljenim informacijama, kao i o zaključcima do kojih se došlo na kraju pripremnog procesa. Onda se to može ubaciti u plan pregovaranja u pisanoj formi.

Kada naručilac kontaktira ponuđače i poziva ih na učestvovanje u pregovorima, on to treba da uradi u pisanoj formi. Dobra praksa je, kao minimum, obavestiti ponuđače o procesu pregovaranja, strukturi i vremenskom rasporedu pregovaranja i o tome koja pitanja će biti tema pregovora. Dobra ideja je tražiti od ponuđača da u pisanoj formi potvrde da će učestvovati u pregovorima.

Takođe, dobra praksa je voditi pismenu evidenciju (zapisnik) tokom svih pregovaračkih sastanaka. Sastanci za pregovaranje često se mogu odvijati brzim tempom i lako se može izgubiti nit diskusije i praćenje koji su ustupci učinjeni. Istovremena evidencija u pisanoj formi može pomoći da se pregovarački proces drži pod kontrolom i od suštinske je važnosti iz komercijalne perspektive kako bi se osiguralo da konačni sporazum zaista odražava namere strana koje učestvuju u pregovorima. Pisana evidencija je takođe važna kako bi se pokazalo da je proces pregovaranja vođen na fer i transparentan način i da su ponuđači bili jednako tretirani.